54. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 53 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D

48. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 47 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D

39. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 38 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Isi quantity yg akan di kirim dan k lik tombol Apply untuk proses pengiriman.

67. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 66 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Berikut merupakan Profit and Loss Berikut merupan Aged Parner Balance

27. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 26 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Untu k menampilkan data lainnya seperti Sales Order,Invoice dll bisa anda lakukan dengan cara yg sama.

29. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 28 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D

1. 2019 ERPCloud.id Trading Company 09 - Sep - 19 USER MANUAL ODOO ERP 1 2 C

10. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 9 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Chart Of Account Klik Chart Of Account revisi data COA tsb.

66. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 65 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Berikut merupakan Trial Balancer Berikut merupakan Balance Sheet

63. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 62 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Maka tampilan yang terlihat akan seperti berikut. Untuk melihat detail reporting, anda dapat memilih tab report dan memilih invoices .

68. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 67 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Berikut merupakan laporan Tax Report.

14. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 13 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Konfiguras i Sales Centang lah yg sesuai dengan kondisi perusahaan . Beberapa fitur tidak boleh kita centang yg bertuliskan Enterprise krn itu hanya utk versi enterprise.

65. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 64 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Berikut merupakan Partner Ledger Berikut merupakan General Ledger

58. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 57 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D S ales Report(Excel) – Report Penju a lan split Sales Person

59. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 58 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D REPORT PURCHASING Untuk melihat report purchasing, anda dapat menuju menu utama dan memilih purchase tab. Maka yang akan ditampilkan dalam bentuk seperti ini

64. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 63 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Untuk melihat data report d alam bentuk pivot, anda dapat memilih tab disebelah kanan pivot Untuk melihat journals audit maka dapat memilih tab Journals Audit pada tab

61. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 60 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D REPORT INVENTORY Anda dapat memilih inventory untuk melihat report inventory pa da menu utama Tampilan akan memuat berikut ini.

6. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 5 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D QUOTATION : Status penawaran QU OTATION SENT : Status penawaran yg sudah di email. SALES ORDER : Status Sales Order/Penawaran yg sudah disepakati.

26. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 25 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Sehingga akan muncul screen berikut : Klik tanda + yg dikasih tanda panah untuk melihat data lebih detil . 2. Penampilkan data dalam bentuk grafik Dari screen PO , klik icon grafik di kanan atas seperti screen berikut : Sehingga tampil screen berikut :

60. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 59 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Pilih tab reporting kemudian akan terlihat data dalam bentuk grafik. Pilih dalam bentuk pivot untuk melihat data dalam bentuk lain. Jika anda memilih tab pivot maka akan menampilkan seperti berikut.

12. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 11 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Confirmation & Payment Klik Confirmation & Payment sehingga tampil screen berikut : Di screen ini kita bisa melakukan konfigurasi data pembayaran untuk customer . Len gkapi data tsb sesuai keperluan kita. Sample Quotation Ini adalah sample utk send data penawaran ke customer,bisa di edit sesuai keperluan kita.

44. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 43 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Available in POS harus di centang ,dan sebaiknya di isi juga Categorynya . Sehingga tampil seperti berikut : Sehingga jika di klik kategori maka akan tampil data product hanya y g kategori tsb. Untuk mulai transaksi penjualan , ketikkan nama product yg akan ditampilkan dan klik prod uk jika sudah tampil , atau gunakan scanner untuk scan barcode produk yg akan dijual. Jika telah di pilih/klik maka akan tampil seperti berikut :

45. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 44 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Kl ik jumlah qtynya jika akan menjual lebih dari satu ,dan kemudian klik Tombol Payment sehingga tampil screen berikut : Pilih metode pembayarannya dan jika telah dipilih akan tampil screen berikut : Jika Nama Customer ingin di catat klik tombol Custome r . Isi jumlah uang yg diterima dari customer ,sehingga tampak screen berubah sbb :

13. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 12 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Konfigurasi Pada tahap ini kita akan melakukan konfigurasi sesuai dengan kondisi perusahaan yg akan mengggun akan software odoo ini. Konfigurasi General Konfigurasi ini bersifat umum yg berlaku untuk semua modul. Untuk melakukannya dari menu utama klik Setting s sehingga tampil screen berikut : Beri centang bagian yang sesuai dengan pilihan kita.

56. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 55 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Report Sales Analisis Be rikut ini merupakan report sales dalam bentuk grafik. Anda dapat memilih kotak kecil disebelah kanan seperti gambar diatas untuk melihat report sales dalam bentuk pivot. Setelah memilih report sales dalam bentuk pivot, maka akan didapatkan tampilan report seperti diatas. A nda dapat mengetahui detail sales lebih lanjut dengan memilih sales pada menu sales analysis untuk

53. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 52 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Klik Save untuk meyimpan data dan klik RECONCILE sehingga tampil screen berikut : Pilih account untuk biaya operasional tersebut. Jika sudah selesai klik RECONCILE. Sehingga tampil screen berikut yg artinya proses reconcile sudah berhasil.

28. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 27 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D DASHBOARD PEMBELIAN Untuk menampilkan dashboard pembelian lakukan langkah berikut : Dari menu utama klik Purchase - > Dashboard Pembelian shg tampil screen berikut : Untuk menampilkan data detilnya klik gambarnya sehingga tampil screen berikut : Untuk membuat dashboard baru klik pushbutton Create ,shg tampil screen berikut : Isi data - datanya sehingga tampil seperti contoh berikut :

43. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 42 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D PO INT OF S ALE (POS) Point Of Sale digunakan untuk penjualan barang retail langsung ke kasir seper ti toko swalayan atau restoran. Untuk mengoperasikannya lakukan langkah - langkah berikut : Dari Menu Utama klik Point Of Sale sehingga tampil screen berikut : Klik tombol New Session untuk mulai jualan, sehingga tampil screen berikut : Agar product tam pil di screen POS terlebih dahulu harus di setting di master product sbb :

24. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 23 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Data yg tersimpan ini masih berstatus Draft PO /RFQ ,sehingga semua data dapat berubah sesuai dengan hasil negosiasi dengan vendor . Jika data tdk ada perubahan lagi maka data ini perlu di validasi oleh atasan dg klik CONFIRM ORDER . Data yg sudah di confirm sudah berubah menjadi PO dan tidak dapat diubah lagi.

62. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 61 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Pada tab reporting, anda dapat memilih inventory untuk detail informasi. Ada beberapa laporan yg berhubungan dengan inventory seperti : Stok Ageing Report ,Inventory, Valuation dan Product Moves. REPO RT ACCOUNTING Untuk melihat report accounting , anda dapat memilih menu invoicing / A c counting .

21. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 20 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Jumlah yg telah dibeli Status product active CURRENCY Untuk merubah kurs rup iah terhadap dollar gunakan cara berikut : Dari Menu Setting , klik menu Dashboard dan pilih Setup sehingga tampil screen berikut : Pilih Active More Currencies sehingga tampil screen berikut : Klik Baris yg IDR ,sehingga tampil berikut :

52. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 51 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D CASH MANAGEMENT Kadang kita akan mengeluarkan uang untuk operasional harian dari kas kecil langsung. Dari Klik Menu Invoici ng s ehingga tampil screen seper t i berikut : Klik Cash untuk entry data baru. Isi Reference , Klik Add an Item , dan isi data yg diperlukan, berikan tanda negative untuk biaya/pengeluaran kas.

16. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 15 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Ubah data tsb dan untuk menyimpan perubahan datanya klik tombol Save JURNAL Jika anda melakukan perubahan/penambahan terhadap data akun kas atau bank ,piutang atau hutang,penjualan dan pembelian,juga persediaan maka bagian ini harus anda lakukan. Dari Menu Utama Klik Accounting - > Configuration - >Jurnals sehingga tampil screen berikut : Pilih data jurnal yg akan di update , misalnya kita akan mengupdate jurnal kas ,pilih Cash, sehingga tampil screen berikut :

57. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 56 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D melihat data horizontal/sumbu X . Atau anda bisa melihat data vertical/sumbu Y dengan klik /memilih tanda – atau + dan memilih data sesuai dengan keinginan. Report Sales Cha n nel s Pada tab reporting menu sales channels , anda dapat melihat grafik penjualan per channel Report All channels Sales Order Jika anda memilih tab reporting all channels sales orde r untuk melihat detail penjualan semua channel

7. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 6 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D SETTING DAN KONFIGURASI Setting Modul Accounting Klik menu Accounting sehingga tampil screen Accounting Overview seperti screen berikut : Ini artinya modul tersebut belum pernah disetting dan konfigurasi ,untuk itu kita perlu lakukan konfigurasi satu - persatu : Company Data : Klik Company Data untuk melakukan setting sehingga tampil screen berikut : Lengkapi data - data nya dan termasuk L ogo perusahaannya.Jika telah selesai jangan lupa klik Apply

47. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 46 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Jika ingi n menutup transaksi hari ini klik tombol Close . Klik Continue Selling jika masih ada yg akan dijual ,atau klik Validate Closing & Post Entries jika benar - benar ingin tutup toko dan secara otomatis semua transaksi akan terposting ke accounting seperti sc reen berikut : Untuk melihat data - data transaksi pilih menu Orders - > Orders , sehingga tampil screen berikut :

55. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 54 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D REPORTIN G REPORT SALES Dari menu utama, pilih menu sales untuk melihat R eporting S ales Setelah memili h menu sales , maka akan terlihat seperti dibawah ini Kemudian anda memilih tab Reporting untuk melihat report sales dalam bentuk grafik atau pivot. Ada beberapa laporan yg berhubungan dengan Sales.

33. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 32 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D VENDOR PAYMENT Untuk melakukan Proses pembayaran ,Klik Register Payment ,sehingga akan tampil screen berikut : Ubah nilai Pa yment Amount sesuai dengan jumlah yg akan kita bayar. Jika kita akan melakukan pembayaran seka ligus/sesuai denga n tagihan ,maka tidak perlu diubah. Pilih Payment Journal Cash atau Bank Kemudian untuk memproses pembayarannya klik button Validate

41. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 40 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Sehingga tampil screen berikut : VALIDASI CUSTOMER INVOICE Untuk validasi invoice dari langkah sebelumnya klik Validate . Atau bisa juga d ari menu Invoice ,pilih menu Customer Invoices , sehingga tampil screen berikut : Pilih Number Invoice yg akan di validasi shg tampil screen Invoice dan klik Validate ,sehingga screen nya akan berubah seperti berikut : Data invoice yg sudah di validasi tdk bisa di edit lagi.

37. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 36 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D INVENTORY BARANG KELUAR DELIVERY ORDER Inventory digunakan untuk mengelola barang berhubungan dengan stok digudang baik itu penerimaan ,pengiriman baran g gudang atau pun permindahan stok antar gudang. Delivery Order berfungsi untuk mencatat pengeluaran barang Dari Menu Inventory , akan tampil screen dashboard inventory berikut : Untuk melihat barang yg s iap dikirim, k lik TO DO ,sehingga tampil screen berikut ini : Pilih Source Document /SO nya yg akan kita delivery ,sehingga tampil screen berikut :

46. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 45 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Kemudian klik tombol Validate ,sehingga tampil screen berikut : Klik Print Receipt untuk mencetaknya , dan klik tombol Next Order untuk melanjutkan dengan transaksi beri kutnya. Selama transaksi penjualan di POS berlangsung koneksi internet tidak perlu selalu terhubung krn datanya tersimpan di cache computer kasir.Yang penting adalah saat mau menutup kasir harus ada koneksi internet. Namun jika ingin stok selalu terupdate di layar sebaiknya tetap diperlukan koneksi internet,atau di koneksi secara berkala spy sinkron data di server dengan yg di cache kasir. Klik tombol Close jika ingin menutup kasir toko. Jika ingin kembali ke screen transaksi POS klik Resume

15. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 14 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Purchase Purchase Order Approval digunakan jika untuk nilai tertentu harus disetujui atasa n MASTER DATA CHART OF ACCOUNT Aplikasi ini sudah kami install Chart of Account standar untuk perusahaan trading yg sudah bisa anda gunakan. Namun jika akan melakukan perubahan atau penambahan COA tsb silahkan ikuti langkah berikut : Dari menu utama ,pilih Accounting - > Configuration - > Chart Of Accounts sehingga tampil screen berikut : Untuk menambahkan data baru klik tombol Create , kemudian isi datanya dan klik Save utk menyimpan data baru. Untuk mengedit data yg ada ,pilih data Chart of Accounts shg tampil data seperti contoh berikut

8. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 7 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Bank Account : Klik Bank Account sehingga tampil screen berikut : Lengkapi data - datanya dan klik Create Fiscal Year Klik Fiscal Year untuk setting fiscal year. D ari M enu utama A ccounting - > C onfigurati on - > P eriods - > F iscal Y ear

51. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 50 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Auto Nu mbering Untuk perusahaan yang invoice - nya udah mencapai ratusan atau bahkan ribuan per hari, adalah tidak mungkin lagi mengeset nomor faktur untuk setiap invoice satu per satu. Oleh karena itu, perlu dibuatkan fasilitas tersendiri untuk bisa secara otomati s mengeset invoice dengan nomor faktur. U ntuk menjalankannya dari menu E - F aktur - > F aktur P ajak keluaran - > A uto N umbering

17. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 16 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Kl ik pushbutton Edit untuk mengedit data , ubah data Defaut Debit Account dan Default Credit Account , kemudian kilk Save Jika anda akan menambahkan jurnal , klik pusbutton Create , kemudian isi data Type , Short Code dan Default Debit Account dan Default Cre dit Account nya ,kemudian klik Save .

34. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 33 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D SALES PROCESS Proses penjualan barang dengan faktur invoice dapat digambarkan dengan flow berikut ini : QUOTATION Quot ation adalah penawaran yg ditujukan ke customer. Dalam tahap ini terjadi proses negosiasi sampai dengan diperoleh kesepakatan harga. Untuk entry data quotation,dar i Menu Sales ,pilih Orders sehingga tampil screen berikut : Klik Pushbutton Create untuk en try data baru,sehingga tampil screen berikut : Quotation Sales Order Delivery Order Customer Invoice Customer Payment

11. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 10 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Setting Modul Sales Dari menu utama klik Sales ,sehingga tampil screen berikut : Company Data Lihat di bagian setting Accounting Quotation Layout Klik Quotation Layout sehingga tampil screen berikut :  Pilih template yg di inginkan  Pilih Company Logo nya  Isi Company Tagline  Isi Footer  Pilih Page Format

25. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 24 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D PURCHASE ORDER RFQ yg sudah berubah jadi PO tampilan screen berubah menjadi seperti berikut : Statusnya berubah menjadi Purchase Order , RFQ menjadi PO. PO yg sudah di confirmasi tidak bisa di edit lagi d atanya, oleh karena itu sebelum di confirmasi/validasi agar di perhatkan dengan seksama. Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut : Bagian Admin Gudang akan menunggu barang datang untuk proses penerimaan barang Bagian Finance akan melakukan validasi supp lier invoice untuk proses persetujuan PENAMPILKAN DATA DALAM BENTUK LAIN. 1. Pivot Tabel Untuk melihat data PO dalam bentuk Pivot table ,lakukan langkah berikut : Buka screen Purchase Order , kemudian klik icon yg dikasih tanda panah berikut :

9. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 8 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D I si data F i scal Y ear, C ode, C ompany, S tart D ate dan E nd date. K lik T ombol C reate M onthly P eriods , shg tampil seperti contoh diatas ,kemudian klik S ave .

70. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 69 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D P i lih data tahun fiscal yg akan di close, N ew F iscal Y ear, O pening E ntries J urnal, O pening E ntries period , N ame of new entries . K emudian klik tombol C reate

4. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 3 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D LANGKAH AWAL Untuk menjalankan system aplikasi Odoo ,bukalah browser anda dan ketiklah address nya ,sehingga tampil screen seperti dibawah ini : K eterangan : 1. Email : isi dengan userid y g diberikan oleh administrator, 2. Password : isi password nya , 3. Klik Push Button Log in Sehingga tampil screen menu utama dari system odoo seperti pd screen berikut : SCREEN MENU UTAMA Ruang Kerja Menu

36. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 35 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D SALES ORDER Jika sudah terjadi kesepakatan harga ,maka editlah data quotation tsb sesuai dg kesepakatan terakhir. Klik tombol Confirm Sale s jika tdk datanya sudah fix. Data Quotation yg sudah di Confirm akan berubah menjadi Sales Order . Data yg suda h berubah menjadi Sales Order umumnya tidak bisa di edit lagi. Tapi apabila SO sudah con firm dan ternyata ada kesalahan input atau ada perubahan maka SO masih bisa diubah (selama invoice belum divalidate dan stok belum ditransfer) dengan cara klik button Adjust kemudian Edit . Apabila sudah selesai melakukan perubahan kemudian klik Finish , mak a akan otomatis mengubah invoice dan DO. Apabila SO ada kesalahan sementara invoice sudah divalidate atau DO sudah ditransfer maka harus melakukan cancel SO. Kemudian setelah dicancel bisa membuat SO baru dengan inputan yg sama tapi state nya draft dengan cara klik New Copy of Quotation . SO tidak bisa dicancel apabila invoice sudah divalidate dan belum dicancel atau DO sudah ditransfer dan belum direverse.

69. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 68 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D CLOSING YEAR S ebelum proses tutup buku kita perlu cek dulu jurnal untuk proses tutup buku tsb ,berikut contohnya : U ntuk p roses T utup buku tahunan lakukan langkah berikut : D ari menu utama A ccounting - > P eriodic P rocessing - > G enerate O pening E ntries S hg tampil screen berikut ;

40. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 39 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D FINANCE/ACCOUNTING - CUSTOMER CUSTOMER INVOICE CREATE INVOICE FROM SALES Dari Menu Sales - > Invoic ing - > Orders to Invoice sehingga tampil screen berikut : Pilih Order Number nya sehingga tampil screen berikut : Klik Tombol CREATE INVOICE sehingga tampil screen berikut : Pilih Invoiceable lines jika ingin invoice seluruhnya kemudian klik tombo l CREATE AND VIEW INVOICE

19. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 18 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D PRODUCT Untuk menambahkan product baru atau mengedit product yg ada ,lakukan langk ah berikut : D ari Menu Inventory - > M aster Data - > Products sehingga tampil screen seperti berikut : Untuk melihat product yg sudah ada click productnya. Untuk menambah data product baru ,click t ombol Create , sehingga tampil screen berikut : Isi : Pr oduct Name : nama produk Can be Sold di centang jika product tsb bisa dijual Can be Purchased di centang jika product tsb bisa di beli

22. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 21 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Klik Button Edit , ubah nilainya sesuai dg kurs hari ini ,kemudian kliik tombol Save PROCUREMENTS PROCESS / PURCHASE Merupakan proses pengadaan barang/product oleh perusahaan . Flow Procurement dapat di gambarkan sebagai berikut : R EQUEST FOR QUOTATION Untuk menjal ankannya ,dari menu utama Purchase - > Purchase - > Request For Quotation ,shg tampil screen berikut : Untuk entry data baru klik tombol Create , sehingga tampil screen berikut : Request For Quotation Purchase Order Incoming Products Supplier Invoice Supplier Payment

42. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 41 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D CUSTOMER PAYMENT Dari Menu Invoicing - > Sales - > Customer Invoice , kemudian cari nama customer dan no.invoice yg akan dilakukan pembayaran. Klik pushbutton Register Payment , untuk melakukan pembayaran,sehingga tampil screen berikut : Isi nilai yg akan diterima pembayaran di Payment Amount Pilih jenis pembayarannya (Payment Journal ) , Cash : Pembayaran dengan uang cash Bank : Pembayaran via transfer Bank Tentukan tgl penerimaannya di field Payment Date . Klik VALIDATE

38. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 37 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Cek ketersediaan stok barang dengan cara mengklik tombol Check Availability ,jika stok ada maka siap d ilakukan penerimaan dengan klik Validate . Jika tampil screen berikut ikuti langkah berikut : Artinya kita harus mengisi quantity yang akan dikirim pd kolom Done , Jika kita klik APLY maka akan di keluarkan sebanyak jumlah maksimum /seluruhnya sesuai deng an SO. Namun jika akan dikeluarkan sebagian ,maka klik CANCEL dan edit qty di kolom Done dan klik VALIDAT E . Apa artinya jika muncul dialog box berikut ini ? Ini tandanya bahwa product tersebut mempunyai serial number sehingga harus dikeluarkan sesuai dengan serial numbernya. Klil OK Klik di bagian yg diberi tanda panah ,

30. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 29 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D INVENTORY BA RANG MASUK INCOMING SHIPMENT Untuk penerimaan barang ,ikuti langkah berikut : Dari menu Inventory , akan tampil dashboard nya seperti screen berikut : Dari dashbard tersebut terlihat di dashboard R eceipts ada 9 data yg Ready/siap diproses. Untuk melakuka n penerimaan barang ikuti langkah berikut : Dari Menu Dashboard Inventory ,click .. TO RECEIVE ,sehingga tampil screen berikut : Kemudian click Sources Document / PO yg sesuai ,sehingga tampil screen berikut: Klik Pushbutton Edit ,kemudian ubah tangga l penerimaan (Creation date),kemudian Save untuk menyimpan perubahan data.

32. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 31 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D FINANCE /ACCOUNTING - VENDOR VENDOR BILL Bagian keuangan perlu melakukan validasi invoice terhadap PO yg tlh di buat, Lakukan langkah berikut : Dari Menu Invoic ing - > Purchase s - > Vendor Bills sehi ngga tampil screen berikut : Kemudian pilih data Sources Document/No.PO yg sesuai ,shg akan tampil screen seperti berikut : Klik Tombol Edit untuk merubah tgl invoice ,jika tdk diubah maka dianggap hari ini. Isi data invoice data dan duedate nya , kemu dian jangan lupa di Save dgn cara mengklik tombol Save Sebelum validasi jangan lupa merubah Kurs Currency jika menggunakan USD . Untuk merubah kurs bisa dilihat petunjuk di bagian merubah kurs hal 9 . Klik Validate untuk mengvalidasi invoice,sehingga scree n berubah sbb :

35. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 34 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Pilih data customer , Expiration Date : sesuaikan tanggalnya, Invoice Address : Alamat Penagihan Pricelist : Harga jual Delivery Address : Alamat Pengiriman Payment Terms : Termin Pembayaran Tab Order Lines , Add an Item , diklik sehingga tampil berikut ini : Product : pilih nama product , Ordered Quantity : isi qty nya, Unit Price : isi harga penawaran/jual , Discount : Discount yg diberikan Taxes : jika ada pajak,isi pajak nya , Klik Save & New untuk me nambahkan product lainnya,dan Klik Save & Close Jika tdk ada Product yg akan ditambahkan. Di Tab Order Infromation : Isi data yg sesuai. Klik Save untuk menyimpan data .

23. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 22 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Vendor : pilih nama suppliernya, Order Date : Sesuaikan tgl ordernya,jika tdk dipilih ,defaultnya tgl dan jam hari ini. Vendor Reference : Isi No.SO dari Vendor , Tab Products , Click Add on Item , Product : Pilih product nya, Scheduled Date : Pilih tgl perencanaan barang datang, Quantity : isi jumlah qty barang, Product Unit of Measure : Satuan ukuran barang, Unit Price : Harga Pembelian persatuan, Discount(%) : isi discountnya Tax : Isi jika pembelian ada pajaknya. Klik Save untuk menyimpan data Data yang telah di simpan maka akan tampil seperti screen berikut :

31. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 30 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Klik Pushbutton Validate untuk proses penerimaan barang. Ubah nilai Quantity nya sesuai dengan dokumen penerimaan barang dan perhitungan jumlah barang yg diterima secara manual. . Ke mudian klik tombol Save / Apply untuk menyimpan data proses penerimaan. INTERNAL TRANSFER ANTAR GUDANG Untuk pemindahan barang dari gudang 1 ke gudang yg lain ,lakukan langkah berikut ; Dari menu utama Inventory - > Operations - > Transfer , sehingga tampil s creen berikut : Pilih Operation Type : My Company Internal Transfers, Pilih Source Location dg Gudang asal barang , Pilih Destination Location dg Gudang Tujuan barang, Di Tab Operations klik Add a line untuk entry barang yang akan dipindahkan dan isi qua ntity nya. Klik Pushbutton Save untuk menyimpan datanya

18. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 17 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D PRODUCT CATEGORY Product Category adalah penge lompo k k an product yang mempunyai sifat/type yang sama Untuk entry data product category baru atau melihat product category yg ada ,click Menu Inventory - > Configuration -- > Product s - > Product Cat e gories sehingga tampil screen berikut : Untuk menambah category baru click tombol Create Isi Field : Category Name dg nama category yg akan di tambahkan, Parent Category : Pilih Categorynya jika ada parent categorynya In ventory Valuation : Costing Method : Pilih Standard Price , First In First Out (FIFO) atau Average Cost Inventory Valuation : Kemudian click t ombol Save untuk menyimpan data

49. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 48 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D E - FAKTUR Input Nomor Seri Faktur Pajak Langkah pertama menggunakan E - Faktur adalah memasukkan data Nomor Seri Faktur Pajak yang sudah kit a dapatkan dari Kantor Pajak terdekat dan yang selama ini digunakan untuk menerbitkan Faktur Pajak di aplikasi E - Faktur. Dari menu utama E - Faktur - > Generate Nomor Seri Faktur Pajak ,sehingga tampil screen berikut : Isi tahun ,No Awal dan No Akhirnya. E xport Barang/Jasa Sebelum bisa meng - export data faktur pajak, kita perlu export dulu data master barang yang diperlukan pada aplikasi E - Faktur. E - Faktur odoo kami ini sudah menyediakan fasilitas export data produk ke file CSV yang formatnya sudah sesuai de ngan yang diminta aplikasi E - Faktur. K lik tombol E xport untuk mulai export data barang/jasa. D ata yg diexport adalah product yg belum di e xport ke E - F aktur. S etelah selesai export ,download file product.csv L alu import ke program E - F aktur DJP melalui menu R eferensi - > B arang/ J asa - . I mport .

5. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 4 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D GAMBARAN UMUM Hampir semua screen di odoo ada fasilitas berikut : Panah merah : Search ... ,untuk searching data ,data yg ditampilkan bisa di filter atau di grouping dg Group By ,dan hasil searching bisa disimpan sebagai favorit di Favorites . Panah hijau : Untuk menampilkan jumlah data perhalaman (defaultnya 80) Panah h itam : : Menampilkan data dalam bentuk List. : Menampilkan data dalam bentuk kanban : Menampilkan data dalam bentuk kalendar : Menampilkan data dalam bentuk Pivot : Men ampilkan data dalam bentuk grafik Untuk Form Transaksi akan ada status seperti gambar dibawah ; Push Buton : : EDIT : Untuk mengedit data CREATE : Untuk entri data baru SEND BY EMAIL : Send data via emai l PRINT : Mencetak data ke layar/download file pdf CONFIRM SALE : Mengunci data yg telah di isi/edit CANCEL : Membatalkan data yg sudah di simpan Status Proses Flow/Aliran data :

20. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 19 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Tab General I nformation : Pilih Product Type : Consumable , untuk barang yang habis pake Stockable Product, p roduct yg bisa di monitor stoknya Service : untuk product type data layanan/service/jasa Unit Of Measure : Pilih Satuan jual nya, Purchase Unit of Measure : Satuan pembelian Sale Price : harga jual , Cost : Harga pokok pembelian Active : Dicentang a rtinya product tsb aktif,kita bisa meng non aktifkan product tsb dg cara menghilangkan centangnya, Barcode : Kode barcode standar EAN13 Internal Reference : bisa di isi untuk kode product atau barcode selain EAN13 Tab P urchase : Vendors Klik Add an item untuk mengisi vendor dari product ini,hal tersebut digunakan untuk pembuatan RFQ jika minimum stok terpenuhi (dengan syarat reorder rule diisi). Tab Inventory : Tracebility Tracking : Pilih By Uni x Serial Number jika traking berdasarkan serial number , Pilih By Lots jika traking berdasarkan lot. Dan pilih No Tracking jika tidak melakukan traking Jumlah produk yg tersedia Jumlah produk yg dipesan ke vendor Jumlah produk mutasi antar gudang Jumlah minimal reorder rule/batas nimimal di gudang untuk pembelian otomatis Jumlah yg terjual

50. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 49 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D Export Master Partner Berikutnya, sebelum bisa meng - export data faktur pajak, kita perlu export dulu data master Partner yang diperlukan pada aplikasi E - Faktur. E - Faktur kami sudah menyediakan fasilitas export data p artner ke file CSV yang formatnya sudah sesuai dengan yang diminta aplikasi E - Faktur. K lik tombol E xport utk memulai export data L awan T ransaksi/ P artner. D ata yang di export adalah cus tomer yg memiliki NPWP dan belum di export ke E - F aktur . S etelah proses export L awan T ransaksi selesai dilaakukan, D ownload file dg cara klik nama file partner.csv . K emudian import ke program E - F aktur DJP melalui menu R eferensi - > L awan T ransaksi - > I mport Export Faktur Pajak Keluaran Setelah semua invoice di - link dengan Nomor Seri Faktur Pajak, maka dapat diexport untuk diimport ke Aplikasi E - Faktur sebagai Faktur Pajak Keluaran. U ntuk menjalankannya dari menu E - F aktur - > F aktur P ajak keluaran - > E xport FP K eluaran

3. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 2 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D INCOMING SHIPMENT -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------ 29 INTERNAL TRANSFER ANTAR GUDANG -------------------------------- -------------------------------- ----------------- 30 FINANCE /ACCOUNTING - VENDOR -------------------------------- -------------------------------- ------------------------- 31 VENDOR BILL -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 31 VENDOR PAYMENT -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------- 32 SALES PROCESS -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------------- 33 QUOTATION -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------------- 33 SALES ORDER -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 35 INVENTORY BARANG KELUAR -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- 36 DELIVERY ORDER -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------- 36 FINANCE/ACCOUNTING - CUSTOMER -------------------------------- -------------------------------- ---------------------- 39 CUSTOMER INVOICE -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 39 CREATE INVOICE FROM SALES -------------------------------- -------------------------------- ------------------------- 39 VALIDASI CUSTOMER INVOICE -------------------------------- -------------------------------- ---------------------------- 40 CUSTOMER PAYMENT -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 41 POINT OF SALE (POS) -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 42 E - FAKTUR -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------------------- 48 Input Nomor Seri Faktur Pajak -------------------------------- -------------------------------- ------------------------- 48 Ex port Barang/Jasa -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 48 Export Master Partner -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --- 49 Export Faktur Pajak Keluaran -------------------------------- -------------------------------- -------------------------- 49 Auto Numbering -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------- 50 CASH MANAGEMENT -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 51 REPORTING -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------------------- 54 REPORT SALES -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------------- 54 REPORT PURCHASING -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 58 REPORT INVENTORY -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 60 REPORT ACCOUNTING -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------ 61 CLOSING YEAR -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------------- 68

2. Manual Dalam Penggunaan Odoo 12 C ommunity P a g e | 1 w w w . e r p c l o u d . i d B y : E R P C l o u d . I D DAFTAR ISI DAFTAR ISI -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------------------- 1 LANGKAH AWAL -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 3 SCREEN MENU UTAMA -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 3 GAMBARAN UMUM -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------- 4 SETTING DAN KONFIGURASI -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --- 6 Setting Modul Accounting -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 6 Company Data : -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------ 6 Bank Account : -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------- 7 Fiscal Year -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 7 Chart Of Account -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 9 Setting Modul Sa les -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------- 10 Company Data -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------- 10 Quotation Layout -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 10 Confirmation & Payment -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- 11 Sample Quotation -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 11 Ko nfigurasi -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------------------ 12 Konfigurasi General -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------- 12 Konfigurasi Sales -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------------- 13 Purchase -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 14 MASTER DATA -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 14 CHART OF ACCOUNT -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 14 JURNAL -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------------------- 15 PRODUCT CATEGORY -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 17 PRODUCT -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------------------- 18 CURRENCY -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 20 PROCUREMENTS PROCESS / PURCHASE -------------------------------- -------------------------------- ------------------- 21 REQUEST FOR QUOTATION -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- 21 PURCHASE ORDER -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 24 PENAMPILKAN DA TA DALAM BENTUK LAIN. -------------------------------- -------------------------------- ---------- 24 DASHBOARD PEMBELIAN -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 27 INVENTORY BARANG MASUK -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- 29